Explorando o Home Office #1 — Benefícios, desafios e dicas em um mundo cada vez mais digital

Com certeza há muitas dicas boas e importantes por aí sobre home office, mas ainda assim acredito que pontos de vista diferentes sempre podem agregar sobre esse ou qualquer outro assunto e, claro em momentos de crise, como o atual (na data em que escrevo) toda a ajuda é mais que bem vinda. Então se achar que esse conteúdo pode ajudar outras pessoas, por favor não deixe de compartilhar. 😉

Apesar do impulso do momento, procurei relatar o conteúdo deste post, não só para o momento atual. Minha intenção também é detalhar alguns tópicos específicos em futuros posts. Quem sabe com conteúdos e movimentos nesse sentido não ajudamos mais pessoas a descobrir/redescobrir o home office parcial ou totalmente e quem sabe até ajudar pessoas e empresas que precisem se “reinventar” nesse sentido.

Transformação digital e home-office

Nossas vidas e a sociedade tem caminhado para um movimento de digitalização e automação de operações para o formato digital e online, na qual cada vez mais negócios e empresas tem se preocupado em ter uma “presença digital”, isto é, oferecer e vender seus produtos e/ou serviços na Internet e até encontrar melhores formas de se comunicar com parceiros e clientes.
Nem preciso dizer (já dizendo) que o avanço das tecnologias da comunicação e da informação, das ferramentas digitais e das redes sociais contribuem significativamente para isso, não é!?

Meu intuito não é aprofundar aqui sobre o conceito e movimento conhecido como ”Transformação Digital” que vem se popularizando cada vez mais e se tornando assunto e prática cada vez mais relevante para empresas, universidades, startups, etc. Esse pode ser assunto para outro post. (Se achar interessante, comenta aí que posso falar mais sobre isso também em futuros posts)

Certamente uma das principais vantagens de negócios digitais (entenda como parcial ou totalmente digital) é a eliminação das barreiras geográficas tanto para oferta de produtos e serviços por parte das organizações, quanto para quem está trabalhando ou estudando. A escalabilidade dos negócios tende a ser infinitamente maior, já que no mundo online a demanda significativamente maior (e a concorrência também :D) e muitos aspectos dos negócios não estão limitados a deslocamentos, processos manuais, presença física de pessoas, etc.

Obviamente que, ainda assim, empresas digitais ainda dependam de “processos e contatos presenciais” para muitas de suas atividades, por exemplo a organização logística para entrega de produtos é fundamental para empresas de e-commerce. Outro exemplo é a dependência que algumas empresas tem de suas instalações e infraestrutura física para fabricar ou operar seus produtos e serviços.

Naturalmente que há também diversos setores e serviços que possuem desafios maiores, mas o que estamos notando já há algum tempo é uma significativa adequação ou convergência de processos e pessoas na direção de usufruir dos mais variados “benefícios digitais”.

Um dos benefícios tanto para empresas quanto para colaboradores ou prestadores de serviço é a possibilidade de trabalhar remotamente, de escritórios remotos, espaços de coworking ou de casa.

Com o constante avanços das ferramentas digitais e com a melhoria dos serviços de Internet, essa prática tem se tornado cada vez mais viável e comum para diversas empresas.

Trabalho no modelo home office há mais de 3 anos, no início intercalando um pouco com o formato semi-presencial/híbrido, mas nos últimos anos tenho atuado com home office full-time.

Com o tempo pude observar e experimentar alguns processos e atividades que acredito serem importantes de compartilhar. Desde benefícios e queixas pessoais até o uso de ferramentas digitais e estabelecimentos de rotinas.

Apesar de já ter alguma experiência e de já ter superado ou me adaptado a algumas questões, considero que ainda tenho muitos desafios pela frente e pontos a evoluir (sempre né :D).

Benefícios do Home office

Na minha opinião o trabalho remoto, ou o home-office de uma maneira geral, possui mais vantagens do que desvantagens, mas é claro que isso depende também da sua atividade e do ponto de vista que está analisando.

Aqui vou tentar passar um pouco da minha visão particular e listar alguns dos principais benefícios que identifiquei. Note que, de certa forma, todos estão relacionados a economia ou melhor uso de tempo e de recursos tanto para pessoas quanto para empresas.

Enfatizo aqui que esta é a minha opinião, e que embora eu cite alguns pontos que ao meu ver fazem sentido em relação as pessoas ou as empresas, tenho ciência de que alguns pontos são bastante relativos. Quanto a visão para empresas, estou citando apenas questões que tive um pouco mais de contato ou observação, caso o intuito seja implantar o modelo home office, por exemplo, pode ser necessário um apoio ou consultoria de algum profissional ou empresa especializada.

Algo que também tem ficado claro pra mim é que algumas pessoas ou empresas se adequam melhor ou mais rápido, e também que um processo de transição ou adequação nesse sentido depende muito do nível de preparação e maturidade de todos os envolvidos.

Benefícios do Home office para as pessoas

• Mobilidade: Talvez seja o ponto mais óbvio, mas vale lembrar que, a mobilidade que o modelo home-office ou algum tipo de teletrabalho permite pode ser uma grande vantagem já que possibilita que as pessoas trabalhem de diferentes locais e/ou horários;
• Economia com transporte: Há um custo significativamente menor com transporte de uma maneira geral, sendo que há menor ou nenhuma recorrência de compra de passagens de ônibus, metrô ou avião, combustível, taxi, Uber, etc.);
• Economia de tempo: Está diretamente relacionado ao item anterior mas o considero um dos itens mais importantes, já que não é necessário gastar tempo com o deslocamento entre sua casa e o trabalho ou outros locais relacionados. Pense que esse tempo pode ser usado para diversas outras coisas tais como descanso, lazer, estudos, trabalhos extras, cuidar da casa ou de negócios e até para produzir mais e melhor em seu projeto ou trabalho;
• Economia com roupas: Considerando que irá ficar quase todo o tempo ou boa parte dele em casa, a tendência é que você gaste menos roupa (considerando por exemplo que trabalhe somente com computador) e consequentemente você irá comprar roupas com menor frequência. Claro que isso pode ser um pouco relativo dependendo do seu estilo de vida. Por exemplo, considerando o meu caso, em meu trabalho anterior, apesar de semipresencial ou parcialmente remoto, eu frequentemente precisava viajar e visitar clientes em suas empresas e, consequentemente, também era necessário comprar “roupas melhores” e um pouco mais caras com maior recorrência.
• Mais tempo com a família: Talvez esse seja o benefício mais evidente, principalmente considerando que ao trabalhar presencialmente, talvez a gente passe mais tempo com colegas de trabalho ou resolvendo tarefas no ambiente corporativo do que com a família (pais, esposa, filhos, etc.) em casa. Para quem gosta de conviver mais tempo com os pets, também é um bom argumento 😀
• Boas práticas no uso de ferramentas digitais e engajamento profissional: Claro que isso não é exclusividade do trabalho remoto, mas penso que quando, essa é a única ou a principal forma de se comunicar com a empresa, há um movimento ou tendência mais forte de auto-organização entre departamentos ou dos times da empresa com os colaboradores ou prestadores de serviço. Ao meu ver isso também contribui para que exista mais registros de informação, que podem ser recuperadas e usados em benefício mútuo.
• Viabilização e automação de processos burocráticos: Esse ponto, é claro, depende muito dos processos que a empresa ou negócio viabilizam, mas quando disponível, noto por exemplo, que gasto muito pouco tempo preenchendo ou assinando documentos, muitas vezes tudo é facilmente resolvido por digitalização de imagens/arquivos, troca de mensagens e envio de e-mails. Nem preciso dizer que esse é um ponto fundamental para empresas que pretendem embarcar na modalidade de teletrabalho não é?

Benefícios do Home office para as empresas

Certamente que muitas das vantagens do home office para pessoas se aplicam as empresas. Afinal, se fica é bom ou funciona bem para as pessoas, pode indicar que também funcionará bem para as empresas.

Questões como mobilidade, bom uso de ferramentas digitais, automação e desburocratização de processos, economia de tempo e recursos por exemplo são, ao meu ver, um benefício mútuo para qualidade de vida e produtividade das pessoas.

Dessa forma ressalto apenas mais alguns pontos que podemos ser de maior interesse para as empresas, como:

• Redução de custos operacionais: Menor ou nenhum custo com manutenção de infra-estrutura e despesas do ambiente de trabalho. Ex.: Compra, locação de espaços, salas, móveis, itens de escritório, equipamentos de segurança, itens de limpeza, despesa com alimentação, redução de consumo de energia elétrica, água e Internet. Todos esse itens variam conforme a estratégia da empresa e conforme o número de pessoas que ficam trabalham presencialmente, remotas e/ou semi-presenciais;

• Facilidade na comunicação com o cliente: Alinhado ao bom uso de ferramentas digitais e a mobilidade, esse item é um importante aliado para facilitar a comunicação e o atendimento ao cliente, considerando também que clientes e colaboradores/consultores podem estar conectados de lugares diferentes;
• Suporte ao acompanhamento de projetos e processos: Também relacionado ao item acima, mas destacando a relevância de se manter o engajamento e conexão das pessoas, mesmo distantes, na resolução de problemas em comum. Nesse quesito, penso que, sempre que exista um processo pré-estabelecido e bem definido de comunicação, e claro, os meios adequados, o formato digital e online pode proporcionar até um maior nível de foco e engajamento do que o de certas interações presenciais. Vale destacar também que em muitos casos, as conferências são interativas e as pessoas normalmente tem um computador e um ambiente propício a sua disposição.

Desvantagens/desafios do trabalho remoto para pessoas

• Dependência de Internet de qualidade: Dependendo do seu nível de atuação e comunicação com clientes ou colegas de time, você precisa garantir qualidade um pouco maior na velocidade da sua Internet, principalmente se for necessário usar recursos de videoconferência com uma frequência alta;
• Exige maior auto-organização e disciplina: Essa questão é um pouco controversa, porque é relativa caso a caso, mas citei aqui porque em alguns casos quando não há uma mudança no ambiente físico, para muitas pessoas pode haver uma dificuldade tanto para se conectar, quanto para de desconectar do trabalho.
• Interação com colegas de trabalho pode ser mais limitada: Também acredito que naturalmente a interação com colegas de trabalho no dia a dia torna-se um pouco mais limitada em relação a conversas e confraternizações pontuais extra trabalho. Algo que pode ser amenizado com seu círculo social local e também mantendo um bom relacionamento no cotidiano com colegas de trabalho e times remotos.
• Menor contato físico e convívio social: Querendo ou não, sabendo disso ou não, nós humanos, somos seres sociais em sua essência. Dessa forma é bom que tenhamos ao menos um pouco de interação social e contato físico. Claro que através da Internet podemos fazer chamadas e videochamadas por exemplo, mas também é importante que tenhamos contato físico com outras pessoas.

Aqui é importante destacar que na data que escrevo, vivemos uma situação atípica de isolamento social devido a pandemia do COVID-19/Coronavírus o que exige cautela e redução de contato físico ou proximidade para evitar a transmissão e propagação do vírus. Fica aqui também registrado meu apoio a esta importante questão de saúde pública. (Lembre-se que essa também é situação temporária)

Desafios do trabalho remoto para empresas

Para as empresas, também pode haver algumas dificuldades ou desafios para criar ou adequar a cultura do teletrabalho e no geral, acredito deve haver uma preocupação constante e uma mobilização em prol do desenvolvimento do teletrabalho ou home-office. Isso pode envolver fatores como:

• Consumo de tempo, custos e recursos com preparação/treinamentos de pessoal;
• Adequações a legislação do teletrabalho;
• Engajamento e alinhamento a cultura digital na empresa;
• Pode envolver esforço maior da gestão de ativos e colaboradores;
• Problemas técnicos, como infraestrutura de redes;
• Custos com ferramentas que viabilizem a comunicação e o gerenciamento de projetos e negócios;
• Pode haver necessidade de cuidados especiais com logística e viagens de funcionários;

Sobre foco, disciplina e produtividade

Quanto a características como foco, disciplina e produtividade, acredito que podem se encaixar como vantagens ou desvantagens dependendo da pessoa, de seus hábitos e também das circunstâncias e das atividades exercidas é claro, o que torna essas questões um pouco mais pessoais e subjetivas.

No meu caso em específico, apesar de também ser um pouco relativo ao momento, de uma maneira geral, posso afirmar que comparado as minhas experiências anteriores, meu nível de foco e produtividade normalmente é maior trabalhando em casa. Talvez porque me permite um pouco mais de controle sobre o ambiente que estou e também porque consigo organizar melhor meus horários e usar melhor os picos de produtividade.

Algumas dicas básicas para home office

Segue um resumo de algumas dicas do que tem funcionado pra mim até o momento. Algumas coisas me adaptei em maior grau, outras ainda são um desafio. Naturalmente que isso também será relativo para as pessoas. Algumas terão mais facilidade ou dificuldade em pontos específicos.

Outro ponto a ressaltar é que isso vale tanto para quem já trabalha em casa quanto para novos adeptos. Na verdade, acredito que tudo pode ser variável e evolutivo também, conforme o momento atual das pessoas.

• Crie seu próprio ritmo: Sempre que puder crie pequenos hábitos tanto para trabalho quanto para lazer. Hábitos tendem a deixar as coisas menos complexas. Além do que, nossa mente e corpo funcionam melhor quando seguimos um ritmo um pouco mais previsível.
• Tenha um ambiente para trabalhar: Caso já tenha um escritório em casa, pode ser mais fácil, mas caso não tenha, uma ideia é separar um cômodo ou parte da casa para que você possa trabalhar mais tranquilamente. Também é importante deixar claro para as pessoas que moram na mesma casa que você sobre a importância de evitar barulhos, conversas paralelas ou quaisquer outras coisas que possam promover interrupções ou perda de foco no trabalho.
• Procure manter-se organizado: Considerando que estará trabalhando em casa e não terá contato físico ou visual com colegas de trabalho ou clientes, em certas ocasiões, o fato de ter que lidar com projetos e assuntos variados em muitas ligações ou reuniões online, e caso sua empresa ou equipe não tenha o hábito de fazer uma gestão compartilhada dos projetos, pode ser difícil manter-se organizado e lembrar de pontos específicos que podem ser importantes depois. Nesse caso, além da boa comunicação, as ferramentas de calendário, e-mails e anotações podem ajudar bastante.
• Respeite seu tempo de descanso: Isso é algo, que confesso, às vezes ainda ter muitas dificuldades. Como citei acima, nem sempre é fácil se conectar/desconectar do trabalho. Quando o problema é para se desligar do trabalho por exemplo, você pode ter um consumo de energia excessivo, o que pode trazer consequências ruins, como a exaustão, o stress e a perda da produtividade e da motivação;
• Saia um pouco da bolha: Tenha um hábito de sair de casa ou de ligar para outras pessoas fora do seu trabalho também. Se possível converse sobre assuntos diferentes. Nossa mente precisa de descanso dos assuntos rotineiros. Pra mim isso tem sido fundamental.
• Não deixe de praticar seus hobbies: É muito importante sempre estarmos atentos ao ponto de não deixar de fazer atividades que nos proporcione prazer, seja em casa ou fora.
• Varie um pouco de ambiente: Sempre que necessário e possível tente variar um pouco seu ambiente de trabalho. Se necessário varie os cômodos ou ambientes da sua casa. Outra opção seria em alguns momentos usar outros espaços compartilhados como ambientes de coworking por exemplo. Pode parecer um pouco estranho e controverso ao item 2, e claro, isso pode não funcionar para todos, mas no meu caso especificamente, várias vezes notei que, apenas pelo fato de trocar de ambiente, senti minha criatividade ou produtividade aumentar. Acredito que quando ficamos muito tempo no mesmo ambiente, podemos nos sentir mais cansados ou presos, e em algum momento nossa mente tende a divagar. Uma ideia seria buscar ambientes diferentes do habitual, espaços mais abertos, para tentar dar uma “oxigenada” na sua mente;
• Faça pausas regulares: Considero esse ponto muito importante, porque as vezes pelo simples fato de fazer uma pausa, tomar água, é possível evitar uma sobrecarga de tarefas na mente e assim evitar stress também. Outro ponto aqui é que depois de um tempo perdemos capacidade de processamento e o cérebro e precisará de tempo para se recuperar;
• Faça bom uso de aplicativos e redes sociais: Use aplicativos/ferramentas digitais a seu favor e não para roubar seu tempo e atenção: Redes sociais e notificações do Smartphone por exemplo podem atrapalhar muito o seu foco e até a sua criatividade. (No próximo post desta série, irei citar algumas que já experimentei).

Considerações

Bom, essa foi minha visão atual sobre o que penso e tenho experimentado com o home office, e também um pouco de como acredito que ele tem se encaixado na minha rotina e também no cenário digital da atualidade.

Outro ponto a ressaltar é que no modelo presencial ou home office sempre existirá vantagens e desvantagens, cabe a cada um ir conhecendo melhor sobre todos esses pontos e mais importante que isso é ir se conhecer melhor também, conforme projetos e momentos que está vivendo, pois cada cenário com certeza traz aprendizados diferentes.

Caso tenha lembrado aí de outra dica ou informação, e que considere importante, fique à vontade para sugerir nos comentários. Assim também podemos testar e compartilhar outras ideias.

Pretendo nos próximos posts da série, detalhar mais alguns pontos sobre o assunto. No próximo post, por exemplo, vou relacionar algumas ferramentas que me ajudam muito no dia a dia e que podem auxiliar muitas outras pessoas também.

Se achar que esse conteúdo pode ajudar alguém, compartilhe-o e deixe aqui também os seus comentários. 😀

Sigo disponível para ajudar.

Thanks! 😉

Originally published at http://blog.jp.pro.br on March 27, 2020.